Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął przygotowania do elektronizacji akt pracowniczych. Właśnie ogłoszony został przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS pod kątem możliwości gromadzenia danych z akt pracowniczych. Zakład przypomina, że od stycznia 2019 r. pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS szerszy zakres danych za pracowników i zleceniobiorców.
W związku z uchwaloną 13 lutego 2018 r. ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 r. skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych z 50 do 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Jednocześnie pracodawcy mogli przechowywać wskazane akta w formie elektronicznej, co pozwoli ograniczyć koszty ich działalności.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dotyczy również zatrudnienia między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem jednak, że pracodawca przekaże do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.
Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnik na bieżąco będzie zobowiązywany do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych:
1) kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
2) kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe;
3) kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
4) kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny
za inny rok kalendarzowy;
5) okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.
Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r. pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane dot. rozwiązania stosunku pracy:
• datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy,
• podstawę prawna rozwiązania
• stronę – z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy
Szersze informacje za ubezpieczonych na bieżąco przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pozwolą na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Przygotowując się do elektronizacji akt pracowniczych i – co za tym idzie – gromadzenia większej liczby informacji związanych z zatrudnieniem, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił właśnie przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego, która umożliwi sprawne przeprowadzenie całego projektu e-Akta.
– Chcemy rozstrzygnąć ten przetarg jeszcze przed wakacjami, tak by wykonawca miał pełne 6 miesięcy na przygotowanie naszego systemu informatycznego do pełnej elektronizacji dokumentacji pracowniczej – deklaruje prof. Gertruda Uścińska, prezes ZUS.
Bożena Bielawska p.o. regionalnego rzecznika ZUS w Małopolsce
