Czy radni odnajdą się w sieci?

Powiatowi radni w Olkuszu niezmiennie od lat otrzymują materiały na sesje tylko w formie papierowej. Zainteresowane osoby, na przykład dziennikarze, też nie mają możliwości pozyskać ich drogą elektroniczną. Czy w dobie powszechnego dostępu do internetu jest szansa, że poczta elektroniczna zastąpi w Biurze Rady Powiatu kserokopiarkę lub drukarkę?

W Olkuszu czy Bukownie wysyłanie radnym materiałów e-mailem od dawna jest standardem. Czy takie rozwiązania wprowadzi też powiat? Ze stosownymi pytaniami w tej kwestii zwróciliśmy się do Biura Rady Powiatu. Jej przewodniczący odpowiedział nam, że zapisy Statutu Powiatu Olkuskiego nie precyzują, w jakiej formie materiały na sesje powinny być doręczane radnym.

– Od powstania Powiatu Olkuskiego w 1998 roku stosowana jest praktyka przekazywania materiałów na sesje w formie papierowej. Praktyka ta była i jest nadal preferowana przez większość radnych, pomimo prób wprowadzenia formy elektronicznej przesyłania tych dokumentów i prowadzonych konsultacji z radnymi w tym zakresie, zarówno na początku obecnej, jak również poprzedniej kadencji Rady – twierdzi przewodniczący Robert Herzyk, dodając, że materiały na sesje przekazywane są osobom zainteresowanym (np. dziennikarzom), jeżeli wystąpią z prośbą o ich udostępnienie. Niestety, nadal nie ma jednak możliwości otrzymania ich e-mailem.

Materiały na sesje są więc kserowane lub drukowane w 23 egzemplarzach i dostarczane radnym. Jak? – Za pośrednictwem kierowcy, który zatrudniony jest w Starostwie Powiatowym. Często radni odbierają je osobiście w Biurze Rady Powiatu, przed posiedzeniami Komisji, Klubów Radnych. Niektóre materiały na sesje radni otrzymują tylko w formie elektronicznej np. protokoły z poprzedniego posiedzenia, które wymagają przyjęcia przez Radę czy obszerniejsze sprawozdania np. z zakresu spraw bezpieczeństwa – wyjaśnia Robert Herzyk. Przewodniczący przyznaje, że oszczędności wynikające z zamiany kserowania czy drukowania dokumentów na korzystanie z poczty elektronicznej nie były w ostatnim okresie tematem analiz. – Niewykluczone, że koszty elektronicznego dostarczenia materiałów radnym byłyby niższe. Przy przesyłaniu elektronicznym pracownicy Biura Rady będą mieć również wiele pracy ze względu na to, że część materiałów wymaga skanowania, która to czynność jest bardzo czasochłonna – dodaje Robert Herzyk.

Wydawać się powinno, że zwolennikiem wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów jest wicestarosta Paweł Piasny. Jeszcze jako radny w 2011 roku dwukrotnie proponował Zarządowi Powiatu, aby wszelkie dokumenty i wnioski w sprawach załatwianych w Starostwie były udostępniane w wersji on – line na stronie internetowej starostwa. Nie ma on wątpliwości, że wysyłając radnym materiały e-mailem powstaną spore oszczędności. – Mój osąd w tej sprawie nie uległ zmianie i dalej tkwię w przekonaniu, że w dobie powszechnego dostępu do Internetu i komputerów powinien to być standard. Warto także wspomnieć tu o niebagatelnych oszczędnościach ekonomicznych oraz czasu pracy osób zaangażowanych w przygotowanie i kolportaż materiałów – mówi Paweł Piasny.

Wicestarosta zapewnił nas, że Zarząd Powiatu zamierza wprowadzić wysyłanie materiałów na sesje drogą elektroniczną, chociaż może to na początku rodzić różnego rodzaju perturbacje. Dlatego też w najbliższym czasie będzie funkcjonował obieg materiałów w wersji elektronicznej i papierowej. – Następnie będziemy chcieli wprowadzić tylko w wersji elektronicznej tak, aby od następnej kadencji był to standard. Nie wiem, czy były wcześniej podejmowane takie próby. Na pewno w tej sprawie były składane wnioski, także przeze mnie – odpowiada wicestarosta Piasny.

W przesłanej nam odpowiedzi wicestarosta dodaje, że w ostatnim czasie zaobserwował ciekawe zjawisko. – Otóż pomimo tego, że powiaty istnieją od 15 lat i dotychczas mało kto zwracał uwagę na funkcjonowanie starostwa w Olkuszu, o tyle od czasu ostatniej zmiany w Zarządzie Powiatu oczekiwania i presja na wprowadzenie zmian jest niewiarygodna. W sumie fajnie, że pojawiła się presja ze strony mieszkańców na zmianę funkcjonowania urzędu. Zdajemy sobie sprawę z niedługiego czasu jakim dysponujemy, deklarujemy jednak, że nie będziemy oglądać się na kalendarz wyborczy i będziemy podejmować racjonalne decyzje, które zapewnią dalsze istnienie naszemu powiatowi – zapowiada Paweł Piasny.

Co sądzicie o wprowadzeniu całkowitego elektronicznego obiegu dokumentów dla radnych i presji, jaką odczuwa wicestarosta? Zapraszamy do dyskusji na www.przeglad.olkuski.pl!