Klient zamiast petenta, czyli urząd z ISO

Olkuski magistrat ma już certyfikat Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2009. Mieszkańcy mogą liczyć na wysoką jakość przyjaznej obsługi, poprawę funkcjonowania urzędu oraz jego kierownictwa, a także terminowe załatwianie spraw. W imieniu firmy IMQ S.p.A. certyfikat wręczyli Joanna Adamczyk i Piotr Furmanek. Kolejnym wyróżnieniem dla olkuskiego magistratu jest certyfikat IQNet – międzynarodowej sieci skupiającej najważniejsze jednostki certyfikujące.
– Różnie można oceniać wdrażanie ISO. Ten certyfikat to dla nas podstawa do satysfakcji oraz do tego, by każdy z nas realizował swoje zadania na odpowiednio wysokim standardzie, obsługując mieszkańców naszego miasta i gminy – stwierdził burmistrz Dariusz Rzepka.

Co to oznacza dla magistratu? Na pierwszym miejscu jest mieszkaniec, załatwiający w urzędzie różnego rodzaju sprawy. ISO zobowiązuje do szybkiej i kompetentnej obsługi klientów, poprawy przepływu informacji, usprawnienia pracy urzędników oraz ciągłego doskonalenia wprowadzonych standardów. Usprawnienie obiegu dokumentów oraz klarowne procedury postępowania to kolejne cele polityki jakości w olkuskim UMiG.
Wdrożenie systemu to zasługa wszystkich pracowników magistratu. Uczestniczyli oni w szkoleniach i warsztatach, a ich pracę mogli ocenić sami mieszkańcy, wypełniając specjalne ankiety i biorąc udział w badaniach sondażowych. Teraz ich praca będzie oceniana corocznie w audytach nadzorujących.  – Jesteśmy na początku nowej drogi. Nie spoczniemy na laurach, mamy wyznaczone cele jakościowe. Chciałbym, abyśmy teraz nazywali petentów klientami, aby dla nich nasza jakość była z roku na rok wyższa – mówił wiceburmistrz Marcin Pietraszewski, który jest pełnomocnikiem ds. systemu zarządzania jakością.
Co ważne, wprowadzenie ISO nie obciążyło gminnej kasy. – Całkowity koszt projektu „ISO dla obszarów metropolitalnych” to 4 mln 437 tys. 364,01 złotych, dla naszej jednostki to ok. 230 tys. zł. Gmina nie ponosi żadnych finansowych kosztów – wkładem własnym gminy jest jedynie koszt zaangażowania pracowników w pracę przy wdrażaniu systemu. Coroczne audyty nadzoru nie są wkalkulowane i stanowią odrębne zobowiązanie, które wynosi według umowy niespełna 6 tys. złotych netto rocznie od roku 2011. W roku 2010 nie ponosimy żadnych dodatkowych kosztów z tytułu audytu certyfikacyjnego – wyjaśnia koordynator ds. systemu zarządzania jakością Marta Kocjan.
Gmina Olkusz przystąpiła do projektu „ISO dla obszarów metropolitalnych” w czerwcu ubiegłego roku. Projekt ten realizuje Związek Powiatów Polskich w partnerstwie z Małopolską Agencją Doradczo-Edukacyjną sp. z o.o. – MADE.pl oraz Stowarzyszeniem na Rzecz Propagowania Badań Społecznych OMIKRON. Obejmuje cztery województwa: małopolskie, mazowieckie, łódzkie i świętokrzyskie i w 97,5 proc. jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.